Sistem Informasi Akuntansi

BAB 1

Mengenal Sistem Informasi Akuntansi

Proses Bisnis dan Sistem Informasi Akuntansi

Proses bisnis adalah urutan aktivitas yang dilaksanakan oleh suatu bisnis untuk memperoleh, menghasilkan, serta menjual barang dan jasa. Para akuntan memanfaatkan proses bisnis perusahaan dalam bentuk siklus transaksi. siklus transaksi mengelompokan kejadian – kejadian terkait yang pada umumnya terjadi dalam suatu urutan tertentu.terdapat 3 siklus transaksi utama :

·         Siklus pemerolehan/pembelian (acquisition/purchasing cycle) adalah proses pembelian dan pembayaran untuk barang – barang atau jasa.

·         Siklus konversi (conversion cycle) adalah proses mengubah sumber daya yang diperoleh menjadi barang – barang dan jasa.

Sistem Informasi Manajemen adalah suatu system yang menangkap data tentang satu organisasi, menyimpan dan memelihara data, serta menyediakan informasi yang berguna bagi manajemen. SIM dapat dipandang sebagai suatu kumpulan subsistem yang menyediakan informasi untuk fungsi – fungsi seperti produksi, pemasaran, sumber daya manusia, serta akuntansi dan keuangan.

Lingkup Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Informasi Akuntansi itu adalah suatu subsistem dari SIM yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan, juga informasi lain yang diperoleh dari pengolahan rutin atas transaksi akuntansi. SIA menelusuri sejumlah besar informasi mengenai pesanan penjualan, penjualan dalam satuan unit dan mata uang, penagihan kas, pesanan pembelian, penerimaan barang, pembayaran, gaji dan jam kerja.

Penggunaan Sistem Informasi Akuntansi

            Mencakup bagian – bagian sebagai berikut :

·       Membuat laporan eksternal

·       Mendukung aktivitas rutin

·       Mendukung pengambilan keputusan

·       Perencanaan dan pengendalian

·       Menerapkan pengendalian internal

Peran Akuntan dalam  Hubungannya dengan SIA

            Mencakup bagian – bagian sebagai berikut :

·         Akuntan sebagai pengguna

·         Akuntan sebagai manajer

·         Akuntan sebagai konsultan

·         Akuntan sebagai elevator

·         Akuntan sebagai penyedia jasa akuntansi dan perpajakan

Hubungan antara SIA dengan pekerjaan yang dilakukan oleh para akuntan yaitu bahwa akuntan berinteraksi dengan SIA sebagai pengguna, manajer, konsultan, evaluator, serta penyedia jasa akuntansi dan perpajakan. Pada setiap peran, akuntan bergantung pada SIA. Akuntan perlu meningkatkan keterampilan dan memperbarui pengetahuan mereka tentang teknologi informasi secara berkesinambungan.

BAB 2

PROSES BISNIS DAN DATA SIA

PROSES DAN KEJADIAN BISNIS

Proses bisnis merupakan seperangkat aktivitas yang dilakukan oleh suatu bisnis untuk memperoleh, menghasilkan, serta menjual barang dan jasa.

Proses bisnis dapat disusun menjadi tiga siklus transaksi utama :

·         Siklus pemerolehan/pembelian.

Maengacu pada proses pembelian barang dan jasa.

·         Siklus konversi

Mengacu pada proses mengubah sumber data yang diperoleh menjadi barang – barang dan jasa.

·         Siklus pendapatan

Mengacu pada proses menyediakanbarang dan jasa untuk para pelanggan.

SIKLUS PENDAPATAN

Siklus pendpatan dari jenis organisasi yang berbeda dapat saja samadan mencakyp di dalamnya sebagian atau semua operasi sebagai berikut ini :

1.      Merespons permintaan informasi dari pelanggan

2.      Membuat perjanjian dengan para pelanggan untuk menyediakan barang dan jasa di masa mendatang.

3.      Menyediakan jasa atau mengirim barang ke pelanggan.

4.      Menagih pelanggan.

5.      Melakukan penagihan uang.

6.      Meyetorkan uang kas ke bank.

7.      Menyusun laporan.

Arsip dalam SIA yang terkomputerisasi

Di bawah ini memperkenalkan konsep – konsep penting mengenai file :

·         Entitiy (entitas) : Adalah subjek tertentu tentang informasi apa yang disimpan (misalnya Nama Karyawan dan Nama Pelanggan).

·         Record : seperangkat field yang saling berkaitan dari satu entitas.

·         File : Seperangkat record yang saling berkaitan.

·         Transaction File : File transaksi menyimpan informasi tentang kejadian.

·         Master File : File induk berisi informasi mengenai entitas dari kejadia.

·         Reference data (data acuan) : Beberapa field dalam master file berisi data acuan yang menguraikan entitas.

·         Reference field (field acuan) : field yang berisi data acuan diidentifikasikan sebagai field acuan.

·         Sumarry data (data ringkasan) : Data ringkasan meringkas transaksi – transaksi masa lalu.

·         Sumarry field (data ringkasan) : Field yang berisi data ringkasan diidentifikasikan sebagai field ringkasan.

Jenis – jenis File dan Data

FILE INDUK

File induk memiliki ciri – ciri sebagai berikut :

·         File induk menyimpan data yang relative permanen mengenai agen – agen eksternal, agen – agen internal, atau barang dan jasa.

·         File induk tidak menyediakan perincian mengenai transaksi transaksi individual.

·         Data yang disimpan dapat memiliki karakteristik sebagai data acuan maupun data ringkasan.

FILE TRANSAKSI

File transaksi memiliki ciri – ciri sebagai berikut :

·         File transaksi menyimpan data tentang kejadian.

·         File transaksi biasanya mencakup suatu field untuk tunggal transaksi.

·         File transaksi biasanya mencakup informasi kuantitas dan harga.

KEJADIAN DAN AKTIVITAS

Bagian ini memperkenalkan tiga jenis aktivitas yang akan membantu anda memahami SIA, yaitu:

·         Pencatatan

Pencatatan mengacu pada penyiapan dokumen sumber dan/atau penyimpanan data kejadian dalam file transaksi.

·         Pembaruan

Pembaruan mengacu kepada tindakan mengubah data ikhtisar di suatu induk untuk mencerminkan pengaruh dari kejadian.

·         Pemeliharaan File

Pemeliharaan File menangkap dan mengorganisasi data acuan tentang file induk.

BAB 3

MENDOKUMENTASIKAN SISTEM AKUNTANSI

Diagram Akivitas UML

UML atau Unified Modeling Language adalah suatu bahasa yang digunakan untuk menentukan, memvisualisasikan, membangun dan mendokumentasikan suatu system informasi. UML dikembangkan sebagai suatu alat untuk analisis dan desain berorientasi objek oleh Grady Booch, Jim Rumbaugh, dan Ivar Jacobson. Namun demikian, UML dapat digunakan untuk memahami dan mendokumentasikan setiap system informasi.

Diagram aktivitas UML dan peta mempunyai beberapa karakteristik umum yang membuatnya bermanfaat :

·         Baik peta maupun diagram aktivitas menyediakan representasi informasi grafis yang lebih mudah dipahami dibandingkan dengan uraian naratif.

·         Peta menggunakan lambing standar untuk menyampaikan informasi (misalnya jalan raya, jalan tol, jalan kereta, taman dan lain – lain).

·         Peta dan diagram aktivitas dibuat oleh ahlinya tetapi dapat dibaca oleh para pemakai dengan sedikit pelatihan.

·         Baik peta maupun diagram aktivitas dapat menyediakan gambaran tingkat tinggi, seperti halnya juga yang tingkat rendah.

Overview Activity Diagram dan Diagram Detailed Activity

Ada dua jenis diagram aktivitas, yaitu :

·         Overview diagram  yang menyajikan suatu pandangan tingkat tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan kejadian – kejadianpenting, urutan kejadian – kejadian ini, dan aliran informasi antar kejadian.

·         Detailed diagram sama dengan peta dari sebuah kota. Diagram ini menyediakan suatu penyajian yang lebih detail dari aktivitas yang berhubungan dengan satu atau dua kejadian yang ditunjukan pada overview diagram.

Simbol – simbol Diagram Aktivitas

·         Lingkaran penuh. Memulai proses dalam suatu diagram aktivitas.

·         Segi empat panjang. Kejadian, aktivitas, atau pemicu.

·         Garis tidak terputus. Urutan dari suatu kejadian atau aktivitas ke yang berikutnya.

·         Garis putus – putus. Alur informasi antarkejadian.

·         Dokumen. Menunjukan dokumen sumber atau laporan.

·         Berlian. Sebuah cabang.

·         Tabel. Suatu file computer dari mana data bisa dibaca atau direkanm selama kejadian bisnis.

·         Catatan. Memberikan acuan bagi pembaca pada diagram atau dokumen lain untuk peperinciannya.

·         Mata banteng. Akhir dari proses.

BAB 4

MENGIDENTIFIKASI RISIKO DAN PENGENDALIAN DALAM PROSES BISNIS

Pengendalian Internal dan Peran Akuntan

Pengendalian internal (internal control) adalah suatu prosesyang dipengaruhioleh dewan direksi entitas, manajemen, dan personel lainnya, yang dirancang untuk memberikan kepastian yang beralasan terkait dengan pencapaian sasaran.

Sasaran Pengendalian Internal

Pemangku kepentingan yang berbeda (pemegang saham, manajer, pelanggan, dan karyawan) mungkin memiliki tujuan yang berbeda – beda. Pemegang saham utamanya mungkin berhubungan dengan tujuan yang berkaitan dengan nilai saham. Sasaran pengendalian internal yang disebutkan di laporan COSO mencakup berikut ini :

·         Efektivitas dan efisiensi operasi

·         Keandalan pelaporan keuangan

·         Ketaatan terhadap hokum dan peraturan yang berlaku

·         Pengamanan asset (Tujuan ini dimasukkan dalam laporan, meskipun tidak di tempat di mana ketiga lainnya dicantumkan.)

Sasaran pengendalian internal diklasifikasikan seperti dibawah ini :

·         Sasaran Pelaksanaan

Pada siklus pendapatan, pelaksanaan mengacu pada penyerahan barang atau jasa serta penerimaan dan menanganan kas. Selanjutnya, pelaksanaan mencakup aktivitas di mana perusahaan mengeluarkan persediaan dan/atau menggunakan sumber daya lainnya untuk menyediakan jasa dan menangani kas yang dihasilkan.

·         Sasaran Sistem Informasi

Sasaran system informasi memfokuskan pada pencatatan, pembaruan, dan pelaporan informasi akuntansi. Data kejadian harus dicatat dengan tepat pada dokumen sumber dan dalam file transaksi.

·         Sasaran Perlindungan Aset

Focus utama kita adalah pada sasaran pelaksanaan dan system informasi. Sasaran ini sesuai untuk teks ini karena relevan dengan fungsi system informasi akuntansi dan konsisten dengan focus kita pada kejadian dan proses.

·         Sasaran Kinerja

Sasaran kinerja memfokuskan pada pencapaian kinerja yang memuaskan dari organisasi, orang, departemen, barang, atau jasa. Ingat kembali bahwa sasaran pelaksanaan menekankan pelaksanaan yang tepat atas operasi penting dalam siklus pendapatan dan pemerolehan.

Penentuan Risiko Pelaksanaan: Siklus Pendapatan

Risiko pelaksanaan yang umum untuk dua transaksi siklus pendapatan adalah sebagai berikut :

1.      Penyerahan barang dan jasa :

·         Diperbolehkannya penjualan atau layanan jasa yang tidak terotoorisasi

·         Penjualan atau layanan jasa yang terotorisasi tidak terjadi, terlambat, atau digandakan tanpa disengaja.

·         Jenis barang atau jasa salah

·         Kuantitasatau kualitas salah.

·         Pelanggan atau alamat salah

2.      Penerimaan kas :

·         Kas tidak diterima atau terlambat diterima

·         Jumlah kas yang diterima salah

Lima langkah yang bermanfaat dalam pemahaman dan penentuan risiko pelaksanaan :

1.      Langkah 1. Dapatkan pemahaman mengenai proses organisasi.

2.      Langkah 2. Identifikasikan barang atau jasa yang diberikan dan kas yang diterima yang tergolong berisiko.

3.      Langkah 3. Nyatakan kembali setiap risiko umum untuk menjelaskan risiko pelaksanaan dengan lebih tepat untuk proses tertentu yang dipelajari. Keluarkan setiap risiko yang tidak relevan atau jelas – jelas tidak material.

4.      Langkah 4. Beri penilaian terhadap signifikansi risiko – risiko yang tersisa.

5.      Langkah 5. Untuk risiko yang signifikan, identifikasi faktor – faktor yang berkontribusi terhadap risiko.

Penentuan Risiko Pelaksanaan: Siklus Pemerolehan

Risiko pelaksanaan yang bersifat umum untuk dua transaksi siklus pemerolehan adalah sebagai berikut :

1.      Menerima barang dan jasa :

·         Diterimanya barang/jasa yang tidak terotorisasi

·         Barang/jasa yang diharapkan untuk dditerima, tidak terjadi, terlambat, atau tanpa sengaja terjadi dua kali

·         Jenis barang atau jasa yang diterima salah

·         Kuantitas atau kualitas salah

·         Salah pemasok

2.      Melakukan pembayaran :

·         Pembayaran yang tidak terotoriasai

·         Kas tidak dibayar, terlambat, atau membayar dua kali

·         Jumlah yang dibayar salah

·         Membayar kepada pemasok yang salah

Lima langkah yang bermanfaat dalam memahami dan menilai risiko pelaksanaan :

1.      Langkah 1. Dapatkan pemahaman mengenai proses organisasi.

2.      Langkah 2. Identifikasikan barang atau jasa yang disediakan dan kas yang diterima yang tergolong berisiko.

3.      Langkah 3. Nyatakan kembali setiap risiko yang bersifat umum untuk menjelaskan risiko pelaksanaan dengan lebih tepat untuk proses tertentu yang dipelajari. Keluarkan setiap risiko yang tidak relevan atau jelas – jelas tidak material.

4.      Langkah 4. Beri penilaian atau signifikansi risiko – risiko yang tersisa.

5.      Langkah 5. Untuk risiko yang signifikan, identifikasikan faktor – faktor yang berkontribusi terhadap risiko.